Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Сроки хранения кадровой документации

Основными нормативными правовыми актами, которыми надлежит руководствоваться при проведении соответствующих работ, являются перечни типовых документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня: Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения утвержден постановлением Белкомархива от Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности. Установленные сроки хранения распространяются на все включенные в них документы без учета видов носителей бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др. Сроки хранения кадровых документов отражены в обоих перечнях. Здесь определены сроки хранения таких документов, как положения о структурных подразделениях ст.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личная карточка работника

Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей Итак, сроки хранения приказов по кадрам следующие. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января года.

Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января года, то их нужно хранить не менее 50 лет. Аналогичны и сроки хранения заявлений работников, если они хранятся в личных делах работников. Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России равно как и другие данные о командировках: задания, отчеты , а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января года, а личные дела руководителей — постоянно.

Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения — один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Для обеспечения хранения рекомендуем создать в компании архив. Отметим, что отсутствие архива может нести определенные неблагоприятные последствия. Так, если у вас нет архива, вы рискуете, что аудиторы из головной компании напишут отрицательное заключение из-за неправильного хранения документов.

При конфликте с работником вы быстро не найдете все сведения по нему. Вам сложно будет отследить, какие документы не поступили в кадры, ведь нет учета. Кроме того, обеспечивать сохранность документов — обязанность компании ст.

Поэтому организациям надо озаботиться созданием архива. Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого отдельные локальные акты. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние. Положение об архиве.

Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия. Назначьте начальника архива и внесите новое подразделение в штатное расписание.

Определите, кому архив будет подчиняться. Если в компании есть отдел делопроизводства — то ему. Если нет, то новое подразделение подчините руководителю организации. Разработайте локальный акт об архиве.

Поручите составить проект положения делопроизводителю, архивисту или юристу. В локальном акте закрепите состав архива, ответственных за архив, действующие нормативные правовые акты.

Проект согласуйте с руководителями структурных подразделений. Локальный акт утвердит руководитель компании. После этого ознакомьте с актом всех сотрудников, так Положение об архиве станет обязательным для всех в компании. Годовой план и план-график приема дел в архив.

Кроме Положения руководитель должен утвердить годовой план работы архива, план-график приема дел и должностную инструкцию архивиста. В годовом плане руководитель отразит, что именно архив сделает в течение 12 месяцев.

Помещение для архива. Чтобы сохранить целостность документов и предотвратить их порчу, руководитель выделяет для архива отдельное помещение или здание ст. Для него есть строгие требования по температуре, влажности, охране, уборке, мебели и др. Подробные нормы о помещении архива определило Минкультуры России п.

В архив поступают электронные и бумажные документы с постоянным и временным сроком хранения, финансовые, управленческие и документы по личному составу. Последние выделяют в особую группу, систематизируют обособленно и включают в отдельную опись п.

Разберем, как работать с бумагами по личному составу. Как оформлять дела по личному составу. Если вы завели в году дело по личному составу и в этом же году закончили его делопроизводство, то в году готовьте его для архива.

Вы должны оформить его и описать п. Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения. В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения.

Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 75 лет. В одном деле эти приказы находиться не могут. В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления.

Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело. В нем личные карточки формируйте как данные в лицевых счетах — в алфавитном порядке по фамилии, имени, отчеству. Если сотрудник уволился, то его личную карточку и личное дело относите к году увольнения и систематизируйте в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Чтобы обеспечить целость документов, храните их упорядоченно и вовремя сдавайте в архив. До того как компания организует его, назначьте ответственного за архив и помещайте бумаги в специальные шкафы с замками.

Документы по личному составу вы должны передать в архив организации. Вы можете сделать это в начале следующего года, но не позднее чем через три года после того, как вы завершили их делопроизводство. Конкретный срок определите с учетом того, как часто вы используете документы.

После того как в архиве приняли ваши документы, их ставят на архивный учет. Работники архива вносят дела в книгу поступления документов, оформляют описи дел, размещают дела в архивохранилище.

Если дело имеет временный срок хранения до 10 лет включительно, то сдавайте его в архив только по решению руководителя.

По общему правилу, временные дела в архив не сдают. Такие бумаги храните в структурных подразделениях организации. Когда срок хранения истечет, уничтожайте документы п. Когда сдавать личные дела уволившихся.

Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника.

Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении. Если компания прекратила с работником трудовые отношения в году, дело передавайте в архив в году. Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения.

Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке. Первым листом дела поместите самый старший по дате документ.

Составьте титульный лист, внутреннюю опись документов дела в его начале, лист-заверитель — в конце дела. Пронумеруйте листы в правом верхнем углу карандашом.

Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте.

В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты: Вид Основание Налоговые, в т.

Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п.

А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы ч. Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале г.

Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. Период хранения для счета-фактуры — до Получили три разных даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю, это

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровой документации Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Далее — Перечень. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя: экспертизу оценку научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для необходимого контроля за правильностью отнесения документов к различным видам и типам дел и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии так называемые ЭПК.

Мы уже сказали, что основным актом, который определяет кадровые документы и сроки хранения, является Закон об архивном деле. Статьей Итак, сроки хранения приказов по кадрам следующие. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января года. Если указанные документы закончены делопроизводством после 1 января года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Определение сроков хранения кадровых документов: изменения в законодательстве

Правила и сроки хранения кадровой документации На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации. Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель.

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации

Современные требования к кадровой службе отделу Пономарева Наталья Г. Сроки хранения кадровой документации 3. Сроки хранения кадровой документации Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Далее — Перечень. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор Договоры и дополнительные соглашения к ним В течение 5 лет после окончания срока действия если иное не указано в других статьях перечня Доверенности на получение денег и ТМЦ Не менее 5 лет Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 Реестр сведений о доходах физлиц Не менее 75 лет Трудовые договоры и личные карточки работников В течение 75 лет Табели, журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда Сведения о доходах физлиц Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет Годовая бухгалтерская финансовая отчетность Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов Не менее 5 лет Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями страны независимо от форм собственности. Установленные сроки хранения распространяются на все включенные в них документы независимо от видов носителей бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др. Перечень будет востребован в работе практически всеми структурными подразделениями организаций и, прежде всего, кадровыми.

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации

Не только потому, что при проверке кадровые документы первыми проверяются государственными органами, но и еще потому, что в этих документах находится вся информация о взаимоотношениях между работником и организацией. Поэтому вопрос о хранении кадровых документов должен быть решен своевременно и в соответствии со всеми требованиями ФЗ. Что относится к кадровым документам?

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Правила учета и хранения кадровых документов : Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место. Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке. Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация.

Как кадровику подготовить документы для архивного хранения

Заказать расчет стоимости Хранение кадровых документов Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами. Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа. Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные до 50 лет и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению. Архивное хранение кадровых документов обычно производится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве.

Подборка наиболее важных документов по вопросу Срок хранения кадровых документов нормативно-правовые акты формы статьи консультации.

Существует и такая классификация кадровой документации: обязательные документы должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат факультативные документы принимаются работодателем по его усмотрению. Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом. Хранение документов по кадрам Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения.

Документы в кадрах обязательные

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела.

Упорядочение кадровой документации организации

Хранение кадровых документов Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам: разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве; экспертизы ценности документов; розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу; упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии: Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда.

Информация Комментарии выключены Наводя порядок в кадровом учете, в кадровой документации организации, с осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Сроки хранения кадровых документов определены в перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения. Перечень кадровых документов предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения, и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов. Ниже, приведены сроки хранения документов в кадровом учете.

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6.

Как хранить кадровые документы — НалогОбзор. Инфо 1 Сроки хранения 2 Условия хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности п. Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО ст. К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся: документы по личному составу; положения, приказы и т.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева
Комментариев: 7
  1. reprimatol

    Через какое время можно закрыть ФОП если получал единоразовую выплату от центра занятости Украины, чтобы не было вопросов. Какие нюансы?

  2. quitoru

    1.Винести окрему ухвалу про відсутність Державних символів України на печатці та офіційному бланку Відповідача або використання ним нечинної Постанови №2137 від 19.02.1992 року і направити її до ВРУ до негайного виконання порушенної статті 20 Основного закону прямої дії&КУ і прийняття закону України про опис і порядок використання Державного Герба України.

  3. asanproxmyrt

    Со временем все станет ещё жеще. (Это для тех кто ещё так и ничего не понял)

  4. Мелитриса

    сейчас налог 35%

  5. siomaslachan

    Даже к двери подходить не буду, пусть хоть отсосут друг у друга))

  6. Агафья

    Это поэтому в Украине такой бум новостроек, что все всех обманывают? В каждой области, в крупных и не очень городах, строят десятки жилых комплексов.так что ждем ролик о риске при покупке вторички, про некачественные советские дома, где вместо цемента давали чуть вапна в песок, или про то что купленная вторичка окажется совсем не ваша и с историей.

  7. grogemtahe

    Без бабок авто не вернут

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.